Digitale Dokumentenverwaltung REISSWOLF dok. suite.

Die REISSWOLF dok. suite. ist eine Cloud-Plattform für digitales Dokumentenmanagement und zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Neben dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Austauschen von Daten und Dokumenten lassen sich auch komplette Unternehmensprozesse (z. B. Rechnungsfreigaben) abbilden. Die Software ist webbasiert und dementsprechend mit Internetzugang ohne zusätzliche Installationen sofort einsetzbar und überall verwendbar.

Ja, Sie haben die Möglichkeit Ordner und Berechtigungen individuell einzurichten und anzupassen, daher eignet sich die REISSWOLF dok. suite. hervorragend für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit externen Partnern, Kunden, Mandanten, Klienten oder Patienten.

Außerdem bietet die REISSWOLF dok. suite. die Möglichkeit Freigaben für Dokumente zu erstellen. Dadurch können Dokumente für jeden zugänglich gemacht werden, ohne diesen als Benutzer im System anlegen zu müssen. Selbstverständlich können die Freigaben mit Passwörtern, Ablaufdaten und Zugriffsbeschränkungen versehen werden, um die Sicherheit Ihres Dokumentenaustausches zu erhöhen.

Die REISSWOLF dok. suite. ist eine Web-Anwendung. Sie können alle Funktionen bequem über einen Webbrowser nutzen. Zusätzlich gibt es mobile Apps für iOS und Android.

Die Anzahl der Benutzer ist abhängig von Ihrem gewählten Tarif. Im Tarif Professional sind bereits 10 User inkludiert und Sie können die Anzahl der Nutzer flexibel erweitern. Hier gibt es keine Limitierung.

Das ist von Ihrem Tarif abhängig. Im Tarif Professional können Sie den Speicher flexibel aufstocken.

Die REISSWOLF dok. suite. ist eine Web-Anwendung und läuft deshalb unabhängig vom Betriebssystem. Sie können mit jedem Betriebssystem (Windows, MacOS, Linux, ChromeOS u.v.a.) für das es einen Web-Browser gibt, alle Funktionen nutzen. Zusätzlich gibt es mobile Apps für iOS & iPadOS von Apple und Android von Google.

Die REISSWOLF dok. suite. bietet verschiedene Möglichkeiten für den Dokumenten-Import.

Digital vorhandene Dokumente können direkt im Webbrowser unkompliziert per Drag-and-Drop in das System transferiert werden. Größere Datenmengen und ganze Ordnerstrukturen können mit einem Dateimanager per WebDAV-Standard bequem hoch- und heruntergeladen werden. Zusätzlich können Dateien auch als Dateianhang per E-Mail an REISSWOLF dok. suite. übermittelt werden, z. B. von Multifunktionsgeräten aus oder im Rahmen von E-Mail-gestützten Workflows.

Analoge Dokumente können per Web-Scan digitalisiert und direkt in das System archiviert werden.

Für einen technischen Dateiaustausch bietet REISSWOLF auch eine REST-API Schnittstelle, über die Dokumente importiert oder exportiert werden, an. So können Sie bei Bedarf auch Ihr ERP oder CRM-System mit den Daten aus der REISSWOLF dok. suite. verbinden. Genauere Informationen dazu stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

Die REISSWOLF dok. suite. verfügt über ein übersichtliches und smartes Automatisierungs- und Workflow-System. Von der einfachen Aufgaben-Delegierung mit Fälligkeiten- und Erinnerungsfunktion bis zum vollständigen Rechnungsprüfungsworkflow bei Dateieingang, sind vielfältige Szenarien realisierbar.

Die Erstellung von Workflows und Kategorien an Dokumenten erfordert keinerlei Programmierkenntnisse (No-Code-Plattform) und erfolgt ganz einfach direkt über den integrierten Workflow-Editor. Automatisierungsregeln können einfach und schnell pro Ordner erstellt werden, z. B. um Workflows anzustoßen oder Mitarbeitende zu benachrichtigen.

Die Regeln und Workflows gelten für alle Kanäle, egal ob eine Datei gescannt, im Browser oder per App hochgeladen, per WebDAV kopiert oder per E-Mail importiert wird.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Dokumente in der REISSWOLF dok. suite. zu organisieren und zu suchen. Am einfachsten geht das mit der integrierten Volltextsuche. Diese erlaubt - automatisch und ohne Einrichtungsaufwand für viele Dateitypen - eine direkte Suche im Inhalt der Dokumente, egal an welcher Stelle oder unter welchem Namen die Datei abgelegt wurde. Auch andere Suchfilter sowie eine Kombination verschiedener Suchfilter (z.B. Suche nach Bearbeiter, Datum oder Titel) vereinfachen das Finden.

Natürlich bietet die REISSWOLF dok. suite. auch eine klassische Ordnerstruktur für eine strukturierte Dateiablage. Zusätzlich besteht die Möglichkeit zur gezielten Verschlagwortung auf Grundlage von frei definierbaren Eingabeformularen (Metadaten). Dokumente können dann gezielt nach Schlagworten gefiltert werden (z. B. Jahrgang, Kundennummer, Projektname, Ort).

Ja, als zusätzlichen Service bieten wir an Ihr Papier-Archiv zu digitalisieren und in Ihre REISSWOLF dok. suite. hochzuladen. Dabei wird durch eine automatische Text-Erkennung (OCR) jede Seite analysiert, so dass all Ihre Dokumente anschließend über die Volltextsuche gefunden werden. Stellen Sie gerne eine Anfrage und wir machen Ihnen ein individuelles Angebot.

Die REISSWOLF dok. suite. kann alle Dateiformate speichern und archivieren, sowie viele verarbeiten. Wir empfehlen Ihnen, gescannte Dokumente als PDF-Datei zu speichern, weil diese automatisch durch unsere Texterkennung laufen und die Dokumente dann vollständig durchsucht werden können. Die REISSWOLF dok. suite. führt die Texterkennung (OCR) automatisch und selbstständig durch, Sie müssen sich um nichts kümmern. Wenn Sie nur wenige Dokumente selbst digitalisieren wollen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung Ihres Smartphones zusammen mit unserer REISSWOLF dok. suite. App für Android sowie iOS.

Revisionssicher bedeutet, dass die REISSWOLF dok. suite. den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und anderen rechtlichen Vorgaben entspricht.

Jedes Dokument ist jederzeit wiederauffindbar und jede Änderung wird separat gespeichert und protokolliert. Jede Version eines Dokuments bleibt dauerhaft verfügbar. Revisionssicherheit bedarf jedoch ergänzender organisatorischer Maßnahmen, die von Ihrer individuellen Datensituation abhängig gemacht werden sollten. Gerne stehen wir Ihnen zu diesem Thema beratend zur Seite.

Ja, Sie haben Sie die Möglichkeit innerhalb Ihrer Organisation individuelle Berechtigungen für verschiedene Benutzer, Benutzergruppen und Verzeichnisse zu vergeben.

Die Daten werden von uns in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert. Ihre Daten gehören ausschließlich Ihnen und werden von uns immer nach den aktuellsten datenschutzrechtlichen Vorgaben geschützt. Weitere Details finden Sie in der Datenschutzerklärung.

REISSWOLF verwendet alle gängigen Sicherheitstechniken. Für den Login empfehlen wir die Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Entscheidung obliegt jedoch jedem Benutzer selbst.

Die Server stehen in zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren. Ein Zutritt ist nur wenigen ausgewählte Personen erlaubt. Jeder Zutritt wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar. Firewalls schützen die Infrastruktur vor Hacking und Missbrauch. Natürlich gibt es regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -Updates.

Neben den vielen technischen Sicherheitsmaßnahmen sind wir als Hersteller der Software nach der ISO/IEC 27001:2017 Norm zertifiziert. Eine Dokumentation zu allen technischen Details von Verschlüsselungsprotokollen, Backup-Zyklen oder Redundanz der Server stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

Investitionen in lokale Hardware und Software entfallen bei einer REISSWOLF dok. suite. Nutzung. Falls Sie selbst Papierdokumente einscannen möchten, empfehlen wir einen Dokumentenscanner oder ein modernes Smartphone. Die Nutzungsgebühr für die REISSWOLF dok. suite. wird in Form einer monatlichen Gebühr fällig.

Ja, die REISSWOLF dok. suite. ist insbesondere für den KMU-Bereich entwickelt worden und kann für das elektronische Datenmanagement von jedem Unternehmen genutzt werden - vollkommen branchenunabhängig. Je nach Bedarf kann sie unternehmensweit oder auch nur innerhalb bestimmter Abteilungen eingesetzt werden.

Nichts! Sie benötigen lediglich einen Web-Browser und den Zugang zum Internet. Wenn Sie personenbezogene Daten in Ihren Dokumenten verarbeiten, vergessen Sie nicht Ihren Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren. Ein Dokument mit allen technischen Details zur IT-Sicherheit lassen wir Ihnen gerne auf Anfrage zukommen.

Die REISSWOLF dok. suite. ist leicht und intuitiv bedienbar und für alle, die regelmäßig Webanwendungen wie E-Mail-Programme nutzen, selbsterklärend. Technische Details für Benutzer, Benutzergruppen, Berechtigungen und die Einrichtung von Workflows werden in einem Handbuch beschrieben. Wenn Sie aufwändige Anforderungen in der Benutzergruppenverwaltung und der Workflow-Administration haben, können Sie jederzeit bei uns einzelne Beratungsstunden oder -tage buchen.

Die REISSWOLF dok. suite. unterstützt alle gängigen S/MIME- bzw. X.509-Zertifikate, die von einem Trustcenter ausgestellt wurden und für die Signatur von Dokumenten zugelassen sind. Alle Zertifikats-Klassen 1-3 werden unterstützt.